Uw accountant zit dit jaar aan iets te sleutelen

Ik leg hier meestal begrippen uit die u tegenkomt: in uw jaarrekening, in een brief van de Belastingdienst, in een gesprek waarin iemand te snel praat.

Dit keer een uitstapje. Het gaat over iets wat helemaal niet voor u bedoeld is. Vier letters die u nooit op een factuur zult zien staan, en waar uw accountant het komende jaar behoorlijk wat tijd in gaat steken.

NVKM. Nadere Voorschriften Kwaliteitsmanagement.

Waarom u dit toch wilt weten

Omdat u er iets van gaat merken, en het prettiger is te weten waarom.

Misschien vraagt uw accountant volgend jaar dingen die hij eerder niet vroeg. Misschien duurt iets langer, of komt er iemand meekijken in een dossier waar u niets van merkte. Als u niet weet waar dat vandaan komt, voelt het als bureaucratie. En dat is het niet.

Wat er verandert

Kort de geschiedenis. Accountantskantoren moesten al jaren een kwaliteitssysteem hebben. Dat betekende in de praktijk: een handboek. Daarin stond hoe je werkte, en het bewijs dat je goed werk leverde, was dat je je aan dat handboek hield.

Vanaf 1 januari 2027 geldt voor kantoren zónder vergunning voor wettelijke controles — en dat zijn de meeste kantoren waar een MKB’er mee te maken heeft — een andere aanpak.

Nu moet een kantoor zelf vaststellen wat het met kwaliteit wil bereiken, zelf benoemen wat er in de eigen praktijk mis kan gaan, daar maatregelen voor bedenken, en vervolgens meten of die maatregelen werken. Werkt het niet, dan pas je het aan. Dat blijft doorlopen.

Van een document dat af is naar een proces dat doordraait.

Het addertje

Hier zit het punt dat het jargon verbergt.

Onder de oude regels was de vraag bij een fout: stond het in het handboek, en heeft de medewerker zich eraan gehouden? Zo ja, dan had het systeem gewerkt.

Onder de nieuwe regels is de vraag: had dit kantoor dit risico zien aankomen, en wat had het bedacht om het af te vangen? Als niemand het risico had voorzien, is dát de tekortkoming — ook als iedereen keurig de procedure heeft gevolgd.

Dat is geen strengere regel. Het is een andere vraag, en hij is lastiger te ontwijken.

En dan het woord “schaalbaar”

De regels zijn schaalbaar: een klein kantoor mag ze op de eigen praktijk afstemmen. Dat wordt gebracht als geruststelling, en zo is het ook bedoeld.

Maar schaalbaar betekent ook dat niemand het invulwerk voor u doet. Er bestaat geen kant-en-klare lijst van wat er bij dít kantoor mis kan gaan. Die moet het kantoor zelf opschrijven. Hoe kleiner je bent, hoe minder je kunt afkijken.

De NBA heeft er een stappenplan voor gemaakt, gericht op kantoren met maximaal vijf accountants die geen wettelijke controles doen. Dat is een goed startpunt, en het is gratis.

Wat u ermee kunt

Eén vraag, en u mag hem gerust stellen: hoe staat het bij jullie met de NVKM?

Dat is geen strikvraag en geen wantrouwen. Het is dezelfde vraag die uw accountant aan ú stelt over uw administratie: is het op orde, en kun je dat laten zien.

Als het antwoord is dat ze er al mee bezig zijn, weet u genoeg. Als het antwoord is dat 2027 nog ver weg is — dan weet u ook iets.